Pracownicy w określonym przez BWM terminie składają wymagany komplet dokumentów w formie elektronicznej w postaci skanu na adres erasmus@upjp2.edu.pl:

• formularz osobowy (poświadczony podpisami i pieczątkami lub podpisem elektronicznym kierownika jednostki organizacyjnej UPJPII)
• skan potwierdzenia z instytucji zagranicznej - Mobility Invitation
• Mobility Agreement – Staf Mobility for Training (wypełniany jest w języku angielskim, zawierający przybliżone daty mobilności oraz w całości uzupełnioną cześć Proposed Mobility programme 

Do zawarcia umowy finansowej wymagane są:

1. Staff Mobility Agreement for Training
2. Formularz danych bankowych 
3. Oświadczenie uczestnika programu
4. Oświadczenie GreenTravel (jeśli dotyczy) 

Certificate of Attendance to dokument, który należy ze sobą zabrać i przywieźć, w celu rozliczenia mobilności.